Event medewerkers zijn goud waard, als je er maar op de juiste manier mee omgaat. Het belangrijkste is dat ze op de juiste manier geïnspireerd en gemotiveerd worden. Het werven van medewerkers voor een evenement is vaak een noodzakelijk kwaad. De nodige partijen worden ingehuurd zoals catering, beveiliging en schoonmaak waarbij kwaliteit maar vooral prijs een belangrijke beslissingsfactor is. Afspraken worden gemaakt en verder wordt er geen moeite gestoken in het onderhouden van een relatie. Het is een zakelijke transactie; wij betalen, zij moeten goed werk leveren. Voor overige taken worden vrienden, familie en bekenden gevraagd en vaak wordt een school in de buurt benaderd om te kijken of er studenten zijn die nog een eendaagse stage moeten lopen.
Daar is niks mis mee, alleen zijn zij niet allemaal in beginsel intrinsiek gemotiveerd. Familie en vrienden helpen je omdat jij het ze vraagt en studenten moeten die stage toch lopen dus dan maar bij jouw evenement. En dit is waar het vaak stopt, op het moment dat er genoeg mensen zijn gevonden om mee te werken, wordt deze taak afgevinkt. Het kan je echter veel meer opleveren als de hele crew daadwerkelijk geïnspireerd raakt door het evenement. Hoe je dit kunt doen licht ik verderop toe. Dit geldt niet alleen voor de mensen die op vrijwillige basis komen helpen (studenten/bekenden) maar ook voor de medewerkers van ingehuurde partijen. Natuurlijk, ze worden betaald voor het werk dat ze doen maar als je hen op dezelfde manier inspireert met jouw evenement en motiveert kunnen zij ook veranderen in ambassadeurs.
Dit heb ik zelf ervaren toen ik deel uitmaakte van het internationale team van de Homeless World Cup, een jaarlijks terugkerend evenement (volgend jaar in Amsterdam) voor mensen in een sociaal kwetsbare positie. Zo’n 50 vrijwilligers en ook betaalde krachten van over de hele wereld verzamelden zich in oktober 2014 in Santiago (Chili) om de organisatie in goede banen te leiden. Wat me hierbij opviel is dat het overgrote deel dit doet zonder vergoeding en zelfs aan fundraising doet om mee te mogen helpen. Ze zijn allemaal in aanraking gekomen met het evenement doordat ze hebben geholpen toen de Homeless World Cup in hun eigen land gehouden werd of door vrienden en familie en zijn daarna geïnspireerd geraakt. Ze willen elk jaar meehelpen en zijn intrinsiek gemotiveerd, zij willen deel uitmaken van de ‘Homeless World Cup’ familie.
Lees ook: Homeless World Cup 2012 (door Sander Mallie)
Dit is ontzettend veel waard, het zijn ware ambassadeurs. Bij zowel vrijwilligers als betaalde krachten, wanneer het je lukt om met relatief kleine investeringen van vooral tijd jouw medewerkers te inspireren en motiveren, ga je inzien hoeveel zij betekenen voor je evenement en hoeveel je hieruit kunt halen. Ze maken gratis reclame voor je evenement, zijn bereid extra werk te doen als het nodig is, willen er alles aan doen om samen met jou het event te laten slagen en halen soms, zoals bij de Homeless World Cup, ook nog geld op voor jouw initiatief.
Om te beginnen is het erg belangrijk om de intrinsieke motivatie van de mensen die hebben aangegeven te komen helpen een handje te helpen. Geef ze informatie over het evenement, houd hen regelmatig op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen, laat weten wat hun rol zal zijn en laat hen vooral voelen dat ze een belangrijk onderdeel zijn van de organisatie. De investeringen (tijd) die je doet verdien je later terug in de houding van de medewerkers.
Naast het bevorderen van intrinsieke motivatie kan er ook met basiszaken gezorgd worden voor betrokkenheid en een langetermijnrelatie. Zorg voor fatsoenlijke basisverzorging; eten, drinken en eventkleding. Natuurlijk zijn extraatjes leuk zoals een medewerkersavond of cadeautje maar het belangrijkst is dat alle basiszaken geregeld zijn. Dat klinkt heel logisch maar dat is nog lang niet in alle evenementen het geval.
Vervolgens, wanneer je een evenement hebt dat jaarlijks terugkomt waar steeds meer ‘vaste’ mensen bij betrokken zijn zul je zien dat naast de betrokkenheid bij het evenement mensen ook steeds meer motivatie uit elkaar halen. “Leuk om de anderen weer te zien, ik wil erbij zijn om weer ‘deel van de groep’ te zijn ”. Geef hen een platform, al is het een simpele Facebookgroep en houdt contact met de mensen door het jaar heen. Zo bouw je je eigen ‘crewfamilie’ en je ziet dat mensen dit ook zelf oppakken, zonder dat het jou te veel werk kost. Een luxeprobleem wordt het, en dat zag ik ook bij de Homeless World Cup, als teveel mensen zich opgeven en willen helpen. Je moet gaan kiezen, je wilt de vaste kern behouden waarvan je weet dat ze degelijk en goed werk leveren, maar het kan ook geen kwaad om de groep langzaamaan te vernieuwen zodat ook nieuwe mensen met nieuwe ideeën de kans krijgen.
Tot slot is het erg belangrijk om je blijk van waardering uit te spreken. Als iemand geen goed werk levert mag dat zeker gezegd worden, ongeacht of hij/zij betaald krijgt of vrijwillig helpt, maar als je tevreden bent, een simpel ‘dankjewel’ kost niks maar levert zoveel op. Het creëren en behouden van een top crew heb je zelf in de hand en zolang iedereen gemotiveerd en geïnspireerd blijft kun je op hen rekenen, willen ze terugkomen en zijn ze ambassadeurs van jouw evenement.
Afbeeldingen: Twitter Homeless World Cup - Milas
