Hoe blijf je tijdens een pandemie in contact met leden, verenigingsfunctionarissen, leraren en andere vrijwilligers? Het is een vraag waar veel sportbonden zich het hoofd over breken. Nu grote fysieke bijeenkomsten al bijna een jaar niet kunnen plaatsvinden, heeft de KNLTB besloten online ‘samen’ te komen. Tijdens de KNLTB Digitale Congresweek vinden er gedurende een week in totaal 50 online sessies plaats voor verenigingsfunctionarissen en leraren.
De KNLTB organiseert al jarenlang twee grote jaarcongressen; een voor bestuurders en een voor trainers. Deze stonden voor 2020 ook weer gepland, maar de evenementen moesten vanwege het coronavirus worden uitgesteld. Voor de tennisbond was al snel duidelijk dat een digitale variant dé oplossing was. “We hebben nog even de hoop gehad de congressen in februari in Rotterdam te organiseren in combinatie met het ABN AMRO World Tennis Tournament, maar die hoop moesten we snel laten varen. Omdat we wel heel graag in contact willen komen met onze verenigingen en leraren om kennis te delen en ze te helpen zich voor te bereiden op de start van het tennis- en padelseizoen, is besloten een digitaal evenement op te zetten. Het afgelopen jaar hebben we veel ervaring opgedaan met online bijeenkomsten. Zo hebben we verschillende webinars georganiseerd en in juni vond een digitale tennisweek voor tennisleraren plaats. Dat is goed bevallen. Daarom gaan we nu een week lang allerlei sessies organiseren voor zowel bestuurders als tennis- en padelleraren, waarbij samenwerking centraal staat. Gedurende de week vinden er presentaties, interviews, tafelgesprekken en Q&A sessies plaats”, legt algemeen directeur Erik Poel uit.
De KNLTB Digitale Congresweek start op zondag 7 maart met Robin van Galen als keynote speaker. Daarna vinden tot en met 12 maart dagelijks verspreid over de dag verschillende online sessies plaats. Deelnemers kunnen zelf hun programma samenstellen en bijeenkomsten later ook nog terugkijken. In totaal gaan er ongeveer vijftig sessies plaatsvinden, laat Poel weten. “We willen online bij elkaar komen, kennis delen, inspireren, de stand van zaken en de ontwikkelingen in de markt bij de KNLTB bespreken en met elkaar van gedachten wisselen."
"Het voordeel van een digitaal evenement is onder andere dat je meer onderwerpen kunt behandelen, dat deelnemers hun eigen programma kunnen maken, dat het voor veel meer functionarissen van de vereniging te volgen is en dat je eenvoudiger interactie krijgt. Bovendien kunnen we met de Digitale Congresweek op een natuurlijke manier de bestuurders en tennis- en padelleraren dichter naar elkaar toebrengen, iets wat al langer een wens is van ons.”
"We zijn een van de eersten die een meerdaags congres volledig online organiseren, er wordt met veel belangstelling naar gekeken"
Poel verwacht dat er in totaal ruim 2.000 verenigingsfunctionarissen en leraren gaan deelnemen aan het congres. Hoe gaat de KNLTB ervoor zorgen dat alles in goede banen wordt geleid? “Met de webinars en de digitale week voor leraren hebben we veel goede ervaringen opgedaan. We weten hoe we de Q&A’s moeten inrichten, welke onderwerpen er leven bij verenigingen en leraren. Sommige sessies gaan we live doen, andere zijn vooraf opgenomen. We willen in ieder geval interactie stimuleren en ervoor zorgen dat verenigingen eenvoudig vragen kunnen stellen. Sponsors kunnen een plek krijgen op het platform, waardoor we ook voor hen iets terug kunnen doen.”
Een pijnpunt zit mogelijk nog bij het onderlinge contact dat bestuurders en leraren normaal gesproken hebben met elkaar hebben tijdens een fysiek congres. Hoe gaan jullie dat opvangen?
“Tijdens de Digitale Congresweek is het mogelijk om op een speciaal daarvoor ingericht platform in gesprek te gaan met de accountmanager in de regio waar de vereniging zich bevindt. Verder werken we als bond met zogenaamde kringen, die bestaan uit een aantal verenigingen uit een bepaalde regio of stad. De accountmanagers plannen op regelmatige basis gesprekken in met deze kringen en zorgen er zo voor dat ze in contact blijven, zowel met elkaar als met de KNLTB. Na het congres gaan we zeker weer deze gesprekken organiseren om na te praten over het evenement en inzichten met elkaar te delen.”
Veel sportorganisaties doen nu voor het eerst echt ervaring op met het organiseren van digitale bijeenkomsten. Hoe zie jij de toekomst op het gebied van evenementen?
“Er zijn nog weinig voorbeelden van andere bonden die een meerdaags congres volledig online hebben georganiseerd. Vanuit de internationale tenniswereld wordt er met veel belangstelling gekeken naar onze Digitale Congresweek. In de toekomst verwacht ik dat we gaan werken met een hybride model. Het ligt aan de sessie en het onderwerp of je iets beter digitaal of fysiek kunt organiseren. Het is net als met thuiswerken; nu zitten we allemaal thuis, maar straks ga je je tijd verdelen tussen werken op kantoor en thuis. Bij evenementen zal dit hetzelfde zijn. Sommige sessies kun je beter online organiseren, maar ik ben zeker ook blij als we elkaar fysiek weer kunnen ontmoeten.”
