ATPI Group Travel is al vanaf dag één een onderdeel van ATPI. De naam van de afdeling verklaart al waarin zij gespecialiseerd is: groepsreizen. Voor bedrijven die bijvoorbeeld met grote aantallen op reis gaan, maar ook voor sportbonden en atleten die naar internationale toernooien moeten afreizen. In de praktijk is het verzorgen van een groepsreis een stuk complexer dan je in eerste instantie zou denken. “Er komt veel meer bij kijken dan wanneer je met vrienden een retourtje Amsterdam-Ibiza boekt. Dit is een vak apart”, aldus John Bergmann, Commercial Head Corporate & Sports Events bij ATPI.
Met een voorbeeld licht Bergmann de complexiteit van zo’n groepsreis toe en verklaart hij waarom de expertise van ATPI Group Travel voor bedrijven en bonden zo gewenst is. “Een tijdje terug kregen we een aanvraag van een groot, internationaal bedrijf dat met meer dan duizend man naar Oost-Europa wilde gaan. Dat is sowieso al een heel grote groep, maar iedereen kwam ook nog eens ergens anders vandaan. De een uit een klein dorpje in Amerika, de ander woonde in Colombia, weer iemand anders moest uit Indonesië komen. Je moet dan uitzoeken welke vliegvelden voor die mensen geschikt zijn. Vervolgens vliegt er bijna niets direct naar hun gewenste eindbestemming, dus moest iedereen overstappen, allemaal op andere tijdstippen en locaties. En dan moet het natuurlijk het liefst ook nog zo voordelig mogelijk zijn. Nou, dan gaan wij alles uitzoeken, de kosten berekenen en in dit geval ook wat mitsen en maren schetsen. Je hebt namelijk te maken met verschillende tijdzones en dus jetlags, specifieke verplichtingen bij landsgrenzen en douanes, vliegmaatschappijen met wisselende bagage-eisen, andere check in-tijden, noem maar op. Met al onze expertise en ervaring kunnen wij de klant meenemen en begeleiden in dat proces.”
Het vinden van de juiste vluchten en overstapmogelijkheden vergt behoorlijk wat uitzoekwerk. “Maar de mensen op onze afdeling Group Travel vinden dat juist fantastisch”, vertelt Bergmann. “Het speuren naar en vinden van de beste opties geeft hen echt een kick. Het zijn mensen met een passie voor luchtvaart. Ik denk dat het ook wel wat zegt dat meer dan de helft van hen al meer dan tien jaar bij ons in dienst is. ATPI Group Travel is een heel mooie afdeling, eentje die ons als ATPI echt verrijkt en die veel complex werk uit handen neemt van de klant.”
John Bergmann, Commercial Head Corporate & Sports Events van ATPI
Niet alleen vanuit het bedrijfsleven, maar ook vanuit de sportwereld wordt een beroep gedaan op ATPI Group Travel. Feyenoord, AZ en Ajax maakten al gebruik van de jarenlange ervaring in het vakgebied en ook onder meer de zwembond, hockeybond en wielerunie vliegen met vluchten die ATPI Group Travel heeft geregeld naar bijvoorbeeld olympische kwalificatietoernooien. “En die sporttak vereist weer specifieke aandacht”, legt Bergmann uit. “Het kan namelijk zo zijn dat sporters zich op het laatste moment toch niet kwalificeren of geblesseerd raken. Daardoor zijn de gesprekken die wij met bonden en vliegmaatschappijen voeren vaak niet eens zozeer gericht op de prijs, maar juist meer op de voorwaarden. Voor een sportbond is het natuurlijk belangrijk dat zij een naam last-minute nog kunnen wijzigen, zonder hun volledige ticket kwijt te zijn.”
Voor de sporters zelf is het vooral van belang dat zij zich niet druk hoeven te maken om de reis en zich kunnen focussen op hun prestaties. Voor verre reizen hoort daar dan ook bij dat je rekening moet houden met voedings- en slaapgewoontes van de atleten; op vluchten binnen Europa is dat minder aan de orde. “Maar over dat soort persoonlijke voorkeuren heb je vooral veel zeggenschap als je een charter inzet. Dat kost net iets meer, maar voor teams weegt de flexibiliteit daar vaak wel tegenop. Ze hoeven dan niet vooraf passagiersnamen aan te leveren, hebben veel meer keuze in de catering, kunnen meer laten doen op het gebied van branding, mogen de microfoon pakken om de groep toe te spreken, dat soort dingen. Op reguliere vluchten is het lastiger om het zo persoonlijk te maken. Je krijgt ook niet zomaar een heel team naast elkaar in een vliegtuig en op een vliegveld verloopt er toch vaak iets anders dan je vooraf had afgesproken. Je wil niet dat een sporter op het vliegveld bijvoorbeeld nog met een baliemedewerker moeten discussiëren over een tasje dat uiteindelijk toch niet mee mag, maar dat voor de sporter misschien wel heel belangrijk is.”
Het tasje bevat dan misschien een relatief klein persoonlijk item waar de sporter uit bijgeloof veel waarde aan hecht, maar je hebt bij sportbonden natuurlijk ook te maken met meer en grotere materialen. “De fietsen voor de wielerunie, bijvoorbeeld. Of kisten vol ballen voor voetballers, polsstokken, we hebben zelfs eens paarden moeten vervoeren. Die moeten allemaal mee én heel zorgvuldig behandeld worden.”
En wat dan als er toch iets kapot gaat? Of als er bagage kwijtraakt, een vlucht vertraagd is of er met de check-in iets niet goed gaat? “Er gebeurt natuurlijk nog weleens wat in de luchtvaart. Als er bagage zoek raakt, is dat uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de afhandelaar of de luchtvaartmaatschappij, maar de klant heeft bij ATPI geboekt en dus zeggen wij dat we het voor je oplossen. Achteraf geven we dan wel aan dat het buiten onze macht lag, maar je wil niet dat de klant zelf met klantenservices moet gaan mailen en bellen. Als er ergens iets gebeurt, of dat nou met de bagage te maken heeft, met persoonlijke omstandigheden, een orkaan of zoals onlangs de coronapandemie: we hebben in meer dan tachtig landen vestigingen die kunnen bijspringen. Dat ATPI Global Network maakt dat we overal de taal kunnen spreken en weten hoe travel daar werkt. Het is prettig om daarop terug te kunnen vallen. Want juist wanneer iets niet helemaal loopt zoals gewenst, kun je het verschil maken door helder en eerlijk te communiceren en de klant mee te nemen in de mogelijkheden en onmogelijkheden.”
"Je kunt het verschil maken door helder en eerlijk te communiceren en de klant mee te nemen in de mogelijkheden en onmogelijkheden.”
Die mogelijkheden en onmogelijkheden zijn anno 2023 niet meer los te zien van de klimaatproblematiek en de rol die de luchtvaart daarin speelt. Londen en Parijs zijn al geaccepteerd als treinbestemmingen en Frankfurt en Berlijn zijn inmiddels tevens locaties die men per trein overweegt. Ook bij ATPI heeft duurzaamheid een belangrijke rol. “We hebben een tool waarmee we de uitstoot van een reis of evenement kunnen meten en die gegevens kunnen wij bij klanten aanleveren. Zij kunnen vervolgens beslissen wat ze doen met die gegevens. Zo kunnen ze er bijvoorbeeld voor kiezen om de uitstoot te compenseren via gecertificeerde projecten uit ons ATPI Halo-programma. Het meten van de uitstoot is dit moment helemaal geen verplichting, maar we ondersteunen onze klanten graag bij het behalen van hun duurzame doelstellingen. Met onze tool creëren we een stukje bewustwording. Dat is iets wat bij ons heel erg leeft.”
Al met al levert ATPI Group Travel dus het hele pakket: precies de juiste vluchten vinden, de klant meenemen in de eventuele problemen en oplossingen, te allen tijde zorgen voor een goede communicatie en een steentje bijdragen aan het milieu. “Maar om dat totaalpakket keer op keer te kunnen garanderen, zijn de kennis van travel en het plezier dat onze mensen hebben in het uitzoeken van alle vlieggegevens essentieel”, besluit Bergmann. “En daarom blijf ik zeggen: dit is echt een vak apart.”
Credits headerfoto: Skycolors / Shutterstock
