Op 24 maart 2020 bevestigde het Internationaal Olympisch Comité (IOC) dat de Olympische en Paralympische Spelen in Tokio werden uitgesteld naar 2021. Ook voor ATPI Sports Event een grote klap. Kevin Perrin, Head of Commercial & Sports Relations bij ATPI Sports Events in Canada, en Ellen de Weijer, Senior Project Manager bij ATPI Sports Events in Nederland, blikken terug op een roerige periode.
Als reis- en hospitalitypartner van het Canadian Olympic Committee (COC) en NOC*NSF verzorgt ATPI Sports Events niet alleen het vervoer voor internationale atleten en hun staf, maar ze ontwikkelen ook guestmanagement programma’s voor zakelijke klanten en particulieren. Toen duidelijk werd hoe serieus de Covid-19 pandemie was, moest ATPI snel schakelen van 'business as usual' naar meerdere, alternatieve scenario’s.
Een jaar later werd aangekondigd dat internationale toeschouwers de Zomerspelen niet mogen bijwonen en opnieuw werden alle plannen op hun kop gezet.
We spraken met Kevin Perrin, Head of Commercial & Sports Relations bij ATPI Sports Events in Canada, en Ellen de Weijer, Senior Project Manager bij ATPI Sports Events in Nederland, om erachter te komen hoe zij en hun teams zijn omgegaan met alle onzekerheden waarmee de Spelen het afgelopen jaar werden omgeven.
Hoe bereidt ATPI Sports Events zich normaal gesproken voor op de Olympische Spelen?
De Weijer: “Het zou nu een hele hectische tijd voor ons zijn. In een normaal jaar, vlak voor de Spelen, besteden we het grootste deel van onze tijd aan het afronden en finetunen van de programma’s voor onze zakelijke klanten. Daarnaast distribueren we entreetickets, organiseren we hotelkamers en stellen we de persoonlijke reisdocumenten voor klanten op.”
Perrin: “We werken hier in Canada aan soortgelijke taken. Elk aspect van de reis naar de Spelen wordt gecheckt en het is onze taak om dit allemaal van tevoren perfect te regelen. Dit kan gaan om het (her)plannen van vluchten, transfers en hotels, metropassen en het verstrekken van prepaidkaarten voor eten en drinken in het stadion.”
De Weijer: “Normaal gesproken houdt een behoorlijk groot team zich bezig met de organisatie rondom de Olympische en Paralympische Spelen. Dit team zou zich nu zelf ook voorbereiden om 7 tot 10 dagen voordat de Spelen beginnen, af te reizen naar Tokio.”
Perrin: “Naast de planning en logistiek van het vervoer, delen we ook entreetickets uit aan de vrienden en families van atleten. Deze tickets moeten eerst opgehaald worden in het gastland, om ze vervolgens lokaal te kunnen distribueren.”
"Flexibiliteit is enorm belangrijk in zo'n onzekere tijd"
Wat was het eerste dat ATPI Sports Events deed toen werd bevestigd dat de Olympische Spelen van 2020 zouden werden uitgesteld?
Perrin: “Ik kan me nog precies herinneren wanneer er werd aangekondigd dat de Spelen zouden worden uitgesteld. Het was op een zondag dat het Canadian Olympic Committee de eersten waren die besloten dat ze in 2020 niet naar de Olympische Spelen zouden gaan. Ik wist toen direct dat maandag een extreem drukke dag zou worden!”
“In de twee weken tussen de aankondiging van het COC en het officiële bericht van het IOC dat de Olympische Spelen van 2020 zouden worden uitgesteld naar het volgende jaar, volgden de ontwikkelingen elkaar snel op en hebben we meerdere scenario’s uitgewerkt.”
“We werkten nauw samen met onze collega's in Nederland en hebben gezamenlijk een document opgesteld om bij te houden met welke leveranciers al contact was opgenomen en om de verschillende annuleringsvoorwaarden bij te houden. Zo konden we alle belanghebbenden de beste opties voorleggen. Er waren duizenden mensen die tickets en pakketten hadden gekocht en we hielden hen voortdurend op de hoogte van de gewijzigde plannen en beperkingen, zodat ze goed geïnformeerd een beslissing konden nemen over hoe nu verder.”
“Natuurlijk moesten we veel terugbetalingen doen nadat het uitstel was bevestigd. Dit werd een heel project op zich, omdat er veel variabelen en logistieke uitdagingen zijn waar je rekening mee moet houden bij het terugbetalen op zo'n grote schaal.”
De Weijer: “Ook wij hebben direct alle klanten geïnformeerd. Toen het uitstel voor het eerst werd aangekondigd, hadden we geen idee of het schema van de Spelen in 2021 hetzelfde zou zijn. Programma’s konden dus niet per definitie 1-op-1 worden overgenomen. Dat bracht veel extra werk met zich mee.”
“Het was een tijdrovend proces, maar de communicatie met onze klanten was het belangrijkste op dat moment. Flexibiliteit is enorm belangrijk in zo'n onzekere tijd. We namen uitgebreid de tijd om de verschillende opties voor te leggen en hielpen ze beslissen of ze hun reis wilden uitstellen of annuleren.”
“Gelukkig waren onze leveranciers erg meewerkend en bereid om alle accommodatieboekingen uit te stellen naar een jaar later. Voor de vluchten lag het ingewikkelder, vanwege de eigen problemen van luchtvaartmaatschappijen en de veranderende routes, maar ook daar hebben we onze weg in gevonden.”
Hoe ging ATPI Sports Events om met de onzekerheid in aanloop naar de Olympische Spelen?
De Weijer: “Binnen de hele organisatie en het team was het belangrijk om de moed erin te houden. Constante onzekerheid en veranderingen maakten het niet makkelijk, maar we motiveerden en ondersteunden elkaar als collega's. Er kwamen dagelijks zoveel nieuwsupdates met telkens weer andere informatie. Het was begrijpelijk dat onze klanten veel vragen hadden. Dus hebben we veel tijd gestoken in het beantwoorden van hun vragen en het zoeken naar passende oplossingen. We moesten voortdurend de verwachtingen bijstellen, maar gelukkig hebben ze veel vertrouwen in ons!”
Perrin: “Tijdens de pandemie hebben we met vier mogelijke scenario's rekening moeten houden: dat de Spelen volledig zouden worden afgelast, dat buitenlandse toeschouwers niet aanwezig mochten zijn, dat er ook geen Japans publiek zou worden toegelaten of dat de Spelen toch “gewoon” zouden doorgaan. Om alle scenario’s up-to-date te houden en snel te kunnen schakelen, hielden we het nieuws over reisbeperkingen en regionale veiligheidsmaatregelen nauwlettend in de gaten.”
"We hebben nog nooit zoiets ingewikkelds gezien als de huidige vereisten voor toegang tot de Spelen"
Waar richt ATPI Sports Events zich nu op?
Perrin: “We hebben meerdere fases doorlopen in de voorbereiding op de Olympische Spelen van 2020. We begonnen twee jaar geleden met de eerste planning, daarna handelden we het uitstel van de wedstrijden naar 2021 af en vervolgens de annulering van buitenlandse toeschouwers. Nu zijn we druk bezig met de volgende fase van het project - iedereen die kan gaan, op een veilige en verantwoordelijke manier in Tokio krijgen.”
“Soms lijkt het alsof we veel werk voor niks hebben gedaan, maar we hebben zoveel complimenten ontvangen van klanten die gerustgesteld waren en positief reageerden op hoe we zijn omgegaan met de wijzigingen, het uitstel en de annuleringen. Dat is een geweldige opsteker voor ons. We hebben onze reputatie echt waargemaakt.”
De Weijer: “Hoewel er dit jaar geen toeschouwers zullen zijn bij de wedstrijden, hebben we nog veel werk te doen om de reis voor de Canadese en Nederlandse Olympische teams te organiseren. Door de gevolgen van de pandemie zijn veel vluchten geannuleerd en is de capaciteit sterk verminderd.”
“De vervoersregelingen voor de atleten en hun teams zijn dit jaar complexer, omdat ze geen gebruik mogen maken van het openbaar vervoer. Dit betekent dat we naast vluchten en accommodatie ook exclusief privévervoer voor de atleten en hun begeleiding moeten plannen.”
Perrin: “We hebben nog nooit zoiets ingewikkelds gezien als de huidige vereisten voor toegang tot de Spelen. Alle passagiers moeten een bewijs hebben van twee negatieve tests, afgenomen binnen 96 uur, om naar Tokio te mogen vliegen. Atleten mogen niet meer dan 7 dagen voor hun eerste wedstrijd in Tokio aankomen en ze moeten het land niet later dan twee dagen na hun laatste wedstrijd verlaten. Deze strikte tijdlijnen maken het organiseren van de reizen erg uitdagend, ook omdat vluchten beperkt zijn en aan veranderingen onderhevig.”
De Weijer: “Het was en blijft een uitdagende tijd, maar om te horen hoe blij onze klanten zijn met het werk dat we hebben gedaan, is heel motiverend en zorgt ervoor dat we met onze teams vol energie en positief uitkijken naar de Spelen.”
