Het verenigingsleven in Nederland draait grotendeels op vrijwilligers. Veel clubs hebben een succesvol vrijwilligersbeleid, maar bij sommige verenigingen dreigt een tekort. Om het werven van vrijwilligers leuker en laagdrempeliger te maken, is de nieuwe vrijwilligersmatchingstool Taakie bedacht. Met behulp van data en technologie willen Team Sportservice en Techonomy sportclubs ontzorgen en vrijwilligerscoördinatoren helpen de juiste matches te maken.
Nederland telt maar liefst 1,2 miljoen mensen die zich belangeloos inzetten voor sportclubs. Een enorm grote groep, maar toch zijn veel verenigingen op zoek naar nieuwe vrijwilligers. Veel (ouders van jeugd)leden staan er wel voor open een taak op te pakken, maar hoe bereik je hen? Waarom gebruik je niet de kracht van technologie, dachten Team Sportservice en Techonomy. Zij ontwikkelden samen de nieuwe vrijwilligersmatchingstool Taakie om mensen enthousiast te krijgen voor een vrijwilligerstaak en dit snel en efficiënt te organiseren.
“Uit onderzoek blijkt dat veel mensen wel open staan voor vrijwilligerswerk, maar dat verenigingen hiervan vaak niet op de hoogte zijn of deze groep niet op de juiste manier benaderen. Met Taakie leren verenigingen hun achterban kennen. Zo wordt het eenvoudiger hen te benaderen voor een taak die aansluit bij hun interesses en kwaliteiten. Op die manier is het niet alleen leuker vrijwilligerswerk te doen, maar voelen leden en ouders van jeugdleden zich ook meer betrokken en verbonden met de club. Dit is een nieuwe en laagdrempelige manier om vrijwilligers te werven, die zowel door leden als verenigingen als zeer positief wordt ervaren”, zegt Bob Perik van Techonomy.
Taakie is zo gemaakt dat het eenvoudig te gebruiken is voor verenigingen en (potentiële) vrijwilligers. De club kan een of meerdere beheerders aanwijzen, die het ledenbestand uploaden. Daarna wordt een persoonlijke mail met een vragenlijst verstuurd om leden en vrijwilligers beter te leren kennen. De antwoorden op deze vragen geven een goede indicatie welke taken bij de persoon passen. Taakie maakt vervolgens met behulp van een algoritme de beste matches met een openstaande taak of functie. Via WhatsApp kan de match eenvoudig worden beklonken.
“De vragen bij de kennismaking zijn heel praktisch, zoals: ben je liever binnen of buiten? Werk je liever alleen of in teamverband? Daarnaast vragen we gebruikers of ze bepaalde diploma’s hebben, bijvoorbeeld een afgeronde arbitrageopleiding of EHBO-cursus”, legt Perik uit. “De beheerder van een club kan openstaande taken en functies toevoegen, een omschrijving geven en aangeven op welke dag de taak plaatsvindt. Taakie gaat op basis van de profielen kijken welke personen goed bij een bepaalde taak passen. Zodra één of meerdere personen zijn geselecteerd, wordt automatisch een persoonlijk WhatsApp-bericht naar hen verstuurd. In het bericht staat informatie over de vrijwilligerstaak en wordt gevraagd of de persoon de taak wil accepteren. Dit gesprek vindt volledig plaats via een chatbot, dus dat hoeft de vereniging niet zelf te doen.”
"Hoe meer informatie Taakie over iemand verzamelt, hoe beter we de persoon leren kennen en hoe gerichter we degene kunnen benaderen voor vrijwilligerstaken"
Via WhatsApp kan een lid aangeven of het de taak accepteert of niet. Wanneer die persoon toezegt, krijgt de beheerder van de vereniging hierover bericht - evenals de persoon onder wiens verantwoordelijkheid de taak zal worden verricht. Perik geeft aan dat deze flow volledig automatisch plaatsvindt. “De persoon die als eerste positief reageert, krijgt de taak. Als er meerdere mensen gevraagd worden voor een taak, zoekt Taakie net zo lang totdat er genoeg personen zijn. Daarnaast is er ook de mogelijkheid aan te geven dat je een taak wel leuk vindt, maar dat het moment bijvoorbeeld niet geschikt is. Deze informatie slaat de app op en het profiel wordt zo verrijkt. Hoe meer informatie Taakie over iemand verzamelt, hoe beter we de persoon leren kennen en hoe gerichter we degene kunnen benaderen voor vrijwilligerstaken.”
Taakie werd op 1 januari 2021 gelanceerd. Inmiddels maken ruim 50 clubs gebruik van het platform. Daarnaast vinden er gesprekken met verschillende gemeenten plaats, die Taakie willen aanbieden aan hun sportverenigingen. Perik: “We hebben er bewust voor gekozen de kosten laag te houden, omdat we het belangrijk vinden alle verenigingen te kunnen ondersteunen. Veel clubs zijn vanwege de coronamaatregelen nog dicht of nog maar gedeeltelijk open. Toch is juist nu een mooie periode met Taakie te beginnen om de leden alvast beter te leren kennen en alle taken in kaart te brengen. Op het moment dat het verenigingsleven weer echt van start gaat, kun je dan snel alle taken invullen. De clubs die al met Taakie aan de slag zijn gegaan zijn positief. Beheerders waarderen het eenvoudige gebruik van het dashboard en leden zijn blij met de snelle en positieve communicatie via het platform waarop zij veel te vinden zijn: WhatsApp.”
De tool wordt continu doorontwikkeld, zo is de planning de komende tijd diverse nieuwe functies toe te voegen aan Taakie. Op korte termijn komt de optie beschikbaar om andere mensen, buiten het eigen ledenbestand, uit te nodigen. “Dan kun je iemand die heeft aangegeven open te staan vrijwilliger te willen worden een link sturen, waarna deze persoon zich aanmeldt bij Taakie”, zegt Perik. “Deze vernieuwingen gaan helpen onze ambitie te realiseren om alle sportverenigingen in Nederland te ondersteunen. We blijven voortdurend luisteren naar de wensen vanuit clubs om Taakie te verbeteren. De behoeften van verenigingen staan centraal bij het platform en we hopen zoveel mogelijk verenigingen en vrijwilligers te kunnen helpen.”
